引言

在日常工作中，簽字是確認文件內容、責任歸屬和身份驗證的重要環節。然而，由于種種原因，一些人在簽字時可能會出現不規范的情況，如字跡潦草、簽名與姓名不符、日期錯誤等。為了確保工作的規范性和準確性，當發現簽字不規范時，應及時發出通知，提醒相關人員糾正。以下是一篇關于如何撰寫簽字不規范通知的文章。

通知標題

通知標題應簡潔明了，直接點明通知內容。以下是一些標題示例：

• 關于規范簽字的通知
• 緊急通知：請檢查簽字規范性
• 關于糾正簽字錯誤的通知

通知開頭

在通知的開頭，應簡要介紹通知的背景和目的。以下是一個示例：

尊敬的各位同事：

近期，我部在審查文件過程中發現部分文件簽字存在不規范現象，為保障公司文件管理的規范性和嚴肅性，現就有關事項通知如下：

詳細說明問題

在通知的主體部分，應詳細列舉簽字不規范的具體問題，包括但不限于以下內容：

• 簽字字跡潦草，難以辨認
• 簽名與姓名不符
• 日期錯誤或缺失
• 簽字順序錯誤
• 其他不規范現象

以下是一個示例：

經查，以下文件存在簽字不規范問題：

• 合同編號：XX-202X-XX，簽字人：張三，問題：簽名與姓名不符
• 報告編號：XX-202X-XX，簽字人：李四，問題：簽字字跡潦草，難以辨認
• 請款單編號：XX-202X-XX，簽字人：王五，問題：日期錯誤，應為202X年X月X日

提出要求與建議

在通知中，應對相關人員提出明確的要求和建議，以確保問題得到及時解決。以下是一些可能的建議：

• 要求相關人員重新簽字，確保字跡清晰，簽名與姓名一致
• 提醒相關人員核對日期，確保無誤
• 規范簽字順序，確保文件傳遞的準確性
• 加強簽字規范培訓，提高員工的職業素養

以下是一個示例：

請相關責任人于接到通知后X個工作日內，對存在的問題進行整改，并重新簽字。同時，請各部門加強對簽字規范性的檢查，確保今后不再出現類似問題。

通知結尾

在通知的結尾，應再次強調通知的重要性，并告知聯系方式，以便相關人員咨詢。以下是一個示例：

請各位同事高度重視此次通知，如有疑問，請聯系人事部李經理，電話：XXX-XXXX-XXXX。

特此通知。

注意事項

在撰寫簽字不規范通知時，應注意以下幾點：

• 措辭應禮貌、嚴謹，避免使用指責性語言
• 通知內容應清晰、具體，便于相關人員理解和執行
• 通知的格式應規范，便于閱讀和存檔
• 確保通知及時送達相關人員

通過以上方法，可以有效撰寫一份簽字不規范通知，確保公司文件管理的規范性和嚴肅性。